راه اندازی مرکز تماس و یا call center

در این مقاله می‌خواهیم راه اندازی مرکز تماس و یا Call Center را به عنوان یک ابزار مهم و مدیریتی در سازمان‌ها و شرکت‌هایی که واحد پاسخ گویی حرفه‌ای به مشتریان دارند مورد بررسی قرار دهیم و ببینیم به راستی چه چیز باعث می‌شود از راه اندازی کال سنتر جامع و با کیفیت به عنوان یکی از مهم‌ترین قدم‌های افزایش بهره‌وری و بالا بردن راندمان یک سازمان در واحد پاسخ گویی به مشتریانش یاد شود . همچنین می‌خواهیم دلایل وجود قیمت‌ها و هزینه‌های گوناگون برای راه اندازی مرکز تماس را در یک سازمان بررسی نماییم تا تمامی ابهامات شما عزیزان در مورد هزینه راه اندازی مرکز تماس  را برطرف نماییم . پس با ما همراه باشید .

منظور از راه اندازی مرکز تماس (CALL CENTER) چیست ؟

شاید بهتر باشد قبل از بررسی مزایا و هزینه ها ابتدا منظورمان از راه اندازی مرکز تماس را بررسی کنیم ! به طور خلاصه می‌توان گفت منظور از راه اندازی کال سنتر یعنی راه اندازی یک سرویسی که بتوانیم به کمک آن تمامی تماس‌های ورودی سازمان را از یک نقطه به صورت متمرکز مدیریت کنیم ، طوری که تمامی تماس‌های دریافتی با سرعت بالا و کیفیت مناسب راه اندازی مرکز تماس توسط کارشناسان پاسخ داده شود . به عنوان مثال فرض کنید در یک شرکت می‌خواهیم سناریویی را راه اندازی کنیم تا بتوانیم به کمک آن تمامی تماس‌هایی که با کارشناسان فنی شرکت گرفته می‌شود در یک صف انتظار قرار گرفته و به نوبت به اپراتور‌های فنی متصل شوند . برای اجرای این سناریو باید با توجه به نیاز‌ها و توقع‌هایی که داریم یک Call Center با ویژگی‌های لازم را انتخاب کرده و پس از برآورد و بررسی هزینه های آن ، اقدام به راه اندازی آن نماییم .

مزایا و کاربرد‌های راه اندازی CALL CENTER :

پس از این که مفهوم کلی راه اندازی Call Center در یک سازمان را متوجه شدیم می‌خواهیم ویژگی‌ها و مزایایی که یک مرکز تماس با کیفیت و استاندارد به سازمان یا کسب و کار ما اضافه می‌نماید را بررسی نماییم .

زمانی که شما به عنوان یک مشتری با یک سازمان تماس می‌گیرید اولین دیدی که شما نسبت به کیفیت سرویس‌دهی و خدمات آن سازمان پیدا می‌کنید نشات گرفته از کیفیت پاسخ‌گویی تلفنی اپراتور‌ها و کارشناسان آن سازمان خواهد بود . بنابراین برای آن شرکت بهتر است آموزش ویپ  در زمان تماس ، مشتریان به جای روبه‌رویی با خطوط اشغال و سیستم تلفنی بی کیفیت ، با یک تلفن گویای دقیق رو به رو شده و سپس در یک صف انتظار هوشمند قرار گرفته تا به اولین اپراتور سازمان برای راهنمایی متصل شوند . پس با یک حساب و کتاب حدودی می‌توان گفت راه اندازی مرکز تماس با کیفیت ، باعث افزایش رضایت مشتری و افزایش رضایت مشتری ، باعث افزایش بهره‌وری شرکت خواهد شد .

مثالی که در بالا به آن اشاره کردیم تنها یکی از قابلیت‌های بی‌نظیر راه اندازی Call Center می‌باشد . در ادامه به برخی از مزیت‌ها و ویژگی‌هایی که با پیاده سازی آن در سازمان ایجا می‌شود اشاره می‌کنیم .

عدم وجود خطوط اشغال در زمان تماس مشتریان

افزایش سرعت پاسخ‌گویی به تماس‌های ورودی

تقسیم تماس‌های ورودی به صورت خودکار بین کارشناسان سازمان

قرارگیری مشتریان در صف انتظار موزیکال و اطلاع از مدت زمان حدودی انتظار

تهیه گزارش از وضعیت پاسخ‌گویی کارشناسان سازمان به تماس‌های ورودی شرکت

….

خدمات ویپینگ برای راه اندازی مرکز تماس :

و اما VoiPing چه خدماتی برای راه اندازی Call Center ارائه می‌دهد و مرکز تماس ارائه شده چه ویژگی‌هایی دارد ؟

راه اندازی call center در ویپینگ

همانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد در ابتدای کار شما باید متناسب با نیاز‌های کسب و کارتان یک مرکز تماس مناسب برای پیاده سازی در سازمان خود انتخاب نمایید . اما ویژگی‌های یک مرکز تماس بی‌نظیر چیست ؟ و کال سنتر راه اندازی شده توسط ویپینگ کدام یک از این ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد ؟

همانطور که ذکر شد یکی از اولین و مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌شود یک شرکت اقدام به راه اندازی مرکز تماس کند ، جلب رضایت مشتری و ساماندهی تماس‌های دریافتی شرکت می‌باشد . از این رو شاید بتوان گفت یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک Call Center حرفه‌ای ، ارائه گزارشات دقیق و جامع از وضعیت فعلی سیستم پاسخ‌گویی شرکت می‌باشد .

شرکت ویپینگ یکی از برترین تامین کننده تجهیزات و ارائه کننده سرویس مرکز تماس می‌باشد ، مرکز تماس ارائه شده توسط گروه VoiPing دارای یک پنل تحت وب برای دسترسی راحت کاربران می‌باشد . شما توسط این پنل می‌توانید به تمامی گزارشات و تنظیماتی که می‌خواهید روی Call Center خود پیاده‌سازی نمایید دسترسی داشته باشید . برخی از ویژگی‌های موجود در مرکز تماس گروه ویپینگ که باعث توسعه سیستم تلفنی سازمان شما و در نتیجه بهبود کیفیت پاسخگویی شرکت می‌شود به شرح ذیل است :

اتصال راحت به CRM موجود در شرکت

معرفی کارشناس پاسخگو یا اعلام کد اپراتوری

سیستم تماس گیر خودکار و ارسال پیامک صوتی

ارائه انواع داشبورد‌های مدیریتی از تماس‌‎های ورودی

ارائه انواع Wallboard‌ها برای وضعیت فعلی مرکز تماس

راه اندازی مرکز تماس به صورت Pilot و رایگان برای تست امکانات موجود

مدیریت تماس‌های بهمنی و راه اندازی  call center  شرایط بحران به صورت هوشمند و یا دستی

ارائه انواع گزارشات لازم برای بررسی پارامتر‌ها و فاکتور‌های استاندارد مرکز تماس

راه اندازی سیستم نظرسنجی مشتریان برای بررسی نحوه پاسخ‌گویی کارشناسان

ارائه انواع گزارشات پرسنلی به جهت ممیزی عملکرد کارشناسان و اپراتور‌های مرکز تماس

…

در زیر به بررسی برخی از فاکتور‌های استاندارد در مرکز تلفنی پویا میپردازیم .

میانگین مدت زمان انتظار تماس گیرندگان در صف انتظار

با این پارامتر می‌توانید متوجه شوید که مشتریان چه مدت زمانی را باید در صف انتظار سپری کنند تا کارشناسان شما پاسخ‌گوی آن‌ها باشند . این پارامتر به شما کمک می‌کند تا راندمان پاسخگویی مرکر تماس شرکت را اندازه‌گیری نمایید .

میانگین دفعات حل مشکل مشتری در اولین تماس

بهتر است مشتریان بتوانند با یکبار تماس یا سازمان شما پاسخ سوالات خود را گرفته و مشکل خود را حل کنند . این کار باعث می‌شود تا رضایت مشتریان از سازمان بالا برود .

میزان رضایت مشتریان از نحوه پاسخ‌گویی کارشناسان

به کمک نتیجه‌ی به دست آمده از ماژول نظرسنجی مرکز تماس شرکت ، شما می‌توانید میزان رضایت مشتریان خود را از نحوه پاسخ‌گویی هر کارشناس به دست آورید . این آمار به شما کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت نحوه پاسخ‌گویی کارشناسان ، مشکلات و نقاط ضعف کال سنتر شرکت خود را متوجه شوید .

آمار دقیق ترافیک تماس‌های ورودی

شما به کمک این پارامتر می‌توانید از نحوه توزیع ترافیک بین کارشناسان خود مطلع شوید و علاوه بر این برنامه ریزی دقیقی برای ساعات کاری با ترافیک تماس بالا داشته باشید .

مدیریت تماس‌های بهمنی

زمان وقوع تماس‌های بهمنی بهتر است از همه لحاظ آماده باشید . تعداد بسیار زیاد تماس‌های تلفنی در یک شرکت علاوه بر خستگی و فشار کاری روی کارشناسان ، نارضایتی مشتریان را نیز در پی دارد . بنابراین بهتر است قابلیت‌هایی را برای مدیریت چنین وضعیتی در نظر گرفته باشید .

وجود ربات تماس گیر خودکار در مرکز تماس ویپینگ

بله درست است ! شما باید علاوه بر تماس‌های ورودی سازمان خود ، از تماس‌های خروجی شرکت نیز برای به دست آوردن یک آمار دقیق از نحوه عملکرد ، میزان رضایت مشتری و …. استفاده نمایید . ربات‌های تماس گیر خودکار به شما کمک می‌کند تا با تماس با کاربران مورد نظر شما و اتصال آن‌ها به بخش‌های مختلفی مانند نظرسنجی‌ها ، تبلیغات و اطلاع رسانی‌ها و …. علاوه بر به دست آوردن یک آمار دقیق از عملکرد شرکت ، بهره‌وری سازمان خود را نیز افزایش دهید .

هزینه راه اندازی مرکز تماس :

پس از این که با مفهوم و مزایای راه اندازی کال سنتر آشنا شدید ممکن است به فکر پیاده‌سازی این سرویس بی‌نظیر در سازمان خود افتاده باشد ، اما بدیهی است که قبل از هر اقدامی باید یک برآورد آموزش VOIP دقیق و کامل از هزینه راه اندازی مرکز تماس به دست آورید . بنابراین در اولین قدم باید ببینیم که دلایل وجود اختلاف قیمت در راه اندازی یک کال سنتر جامع و با کیفیت چیست ؟ و چگونه می‌توان به قیمت حقیقی و درست پیاده‌سازی این سرویس پی برد ؟

هزینه راه اندازی مرکز تماس

ویژگی‌های مرکز تماس

همانند بسیاری از محصولات مجازی و فیزیکی دیگر ، اولین پارامتری که باعث وجود اختلاف هزینه راه اندازی Call center می‌شود ، ویژگی‌های سیستم راه‌ اندازی شده می‌باشد . به عنوان مثال هنگامی که می‌خواهید اقدام به راه اندازی مرکز تماس کنید اگر به سرویس‌های ویژه‌ای مانند پیاده‌سازی نظرسنجی مشتریان ، معرفی یا اعلام کد اپراتور و …. احتیاج دارید قطعا باید برای پیاده‌سازی سناریوی مورد نظر خود هزینه بیشتری را پرداخت نمایید تا زمانی که صرفا به یک صف انتظار برای پاسخگویی مشتریان احتیاج دارید .

کیفیت قطعات سخت‌افزاری کال سنتر

به عنوان دومین پارامتر برای بررسی هزینه راه اندازی مرکز تماس نیز به کیفیت و برند سخت‌افزار اشاره نمود . وجود اختلاف قیمت بین قطعات و تجهیزات مشهور و با کیفیت نسبت به برند‌های میان‌رده بازار امری بدیهی می‌باشد .

پشتیبانی و خدمات پس از فروش Call Center

سومین پارامتری که می‌توان از آن برای پی‌بردن به علت اختلاف هزینه راه اندازی مرکز تماس استفاده نمود مسئله‌ی پشتیبانی و خدمات پس از فروش می‌باشد . از آنجایی که تلفن در یک سازمان همواره یکی از مهم‌ترین راه‌های ارتباط با مشتریان می‌باشد ، می‌توان گفت بروز اختلال در مرکز تماس ، هر قدر هم کوتاه می‌تواند به راندمان شرکت ضربه وارد کند . بنابراین همواره بهتر است موضوع پشتیبانی و خدمات پس از فروش را در هنگام راه اندازی کال سنتر جدی بگیریم .

امیدواریم که این مقاله توانسته باشد پاسخ‌گوی ابهامات و سوالات شما عزیزان باشد . در صورت وجود هرگونه سوال می‌توانید با کارشناسان شرکت VoiPing تماس گرفته و ابهامات و مشکلات خود را با ما درمیان بگذارید .

تغییر فریمور تلفن سیسکو مدل ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱

در این قسمت از مقالات آموزشی ویپ سیسکو به بررسی نحوه تغییر Firmware تلفن سیسکو ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ که نسبتا از Frimware یکسانی استفاده می‌کنند ، می‌پردازیم . همانطور که در مقاله آموزشی نحوه تغییر FIRMWARE تلفن سیسکو ۷۹۶۰ و ۷۹۴۰ ذکر شد ، در برخی مواقع لازم است تا فریمور برخی از تلفن‌های قدیمی سیسکو که به صورت پیش فرض از پروتکل SIP پشتیبانی نمی‌کنند را تغییر دهیم . که در این مقاله آموزشی به نحوه تغییر فریمور ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ می‌پردازیم .

همانند قبل در اولین قدم از تغییر فریمور تلفن سیسکو به تشخیص نوع Firmware نصب شده روی تلفن می‌پردازیم .

تشخیص نوع فریمور تلفن CISCO :

برای این کار همانند مدل ۷۹۴۰ و ۷۹۶۰ در ابتدا در منوی Setting وارد بخش Status شوید و سپس Firmware versions را انتخاب نمایید . همانطور که در تصویر ذیل می‌بینید در زیر Application Load ID یک مقدار مانند P0S308200 نمایش داده می‌شود که کارکتر سوم آن یکی از مقادیر ذیل می‌باشد .

اگر ۰ باشد Firmware تلفن از نوع SCCP می‌باشد .

اگر S باشد Firmware تلفن از نوع SIP است .

اگر M باشد Firmware تلفن از نوع MSCP می‌باشد .

بررسی روند تغییر فریمور تلفن سیسکو ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ :

همانند مدل ۷۹۶۰ و ۷۹۴۰ ، برای تغییر فریمور تلفن ۷۹۶۱ و یا ۷۹۴۱ ابتدا باید فایل‌های فریمور مورد نیاز را تهیه کنیم (فایل‌های لازم در انتهای این مقاله برای دانلود قرار داده شده است) سپس از طریق یک سرویس TFTP سرور ، تغییر فریمور تلفن سیسکو مدل 7961 و 7941 آن فایل‌ها را برای تلفن در دسترس قرار دهیم . از طرفی در برخی موارد ممکن است به دلایل مختلفی مانند بوت نشدن تلفن و یا …. نتوانیم به صورت دستی روی تلفن ، IP سرور TFTP را تنظیم نماییم در چنین حالتی باید از یک سرویس DHCP برای معرفی سرور TFTP با Option شماره ۶۰ و یا ۱۵۰ استفاده نماییم .

پس با توجه به توضیحات ذکر شده به طور کلی پس از آماده سازی فایل‌های لازمه به یک TFTP Server و یک DHCP سرور احتیاج داریم . در این سناریو از نرم‌افزار Tftpd64 برای راه‌اندازی TFTP و DHCP سرور استفاده می‌کنیم .

تذکر : همانطور که می‌دانیم اگر در شبکه خود بیش از یک DHCP server داشته باشیم ممکن است با اختلال رو به رو شویم .

تذکر : قابلیت DHCP باید روی تلفن فعال باشد و روی آن IP قرار نگرفته باشد .

آماده سازی فایل‌ها برای تغییر فریمور تلفن سیسکو ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ :

آماده‌سازی فایل‌ها برای ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ شباهت زیادی به تنظیم فایل‌های ۷۹۶۰ و ۷۹۴۰ دارد . زمانی‌ که می‌خواهید فریمور تلفن سیسکو ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ را به حالت سیپ ساپورت تغییر دهیم ، فایل‌های کانفیگ و فریمور تلفن که لینک دانلود آن در پایین صفحه وجود دارد نگاه می‌کنید ، در این میان فایل‌هایی را می‌بینید که نام‌ آن‌ها فرمت SEP************.cnf را دارند . هر یک از این فایل‌ها آموزش VOIP فایل کانفیگ یک تلفن می‌باشند که برای تنظیم ، باید در مرحله‌ی اول نام فایل را به فرمت sip(mac-address).cnf تغییر دهید ( مثلا SIP1a2a3a4a5a6a.cnf ) و سپس آن را با notepad باز کرده و مقادیر مورد نظر خود را برای تنظیم تلفن وارد نمایید . با کمی دقت به متن فایل‌ کانفیگ می‌توان به سادگی نحوه تغییر آن را متوجه شد. به عنوان مثال به چند مورد از سطر‌های اصلی آن اشاره می‌کنیم .

تغییر فریمور تلفن سیسکو مدل 7961 و 7941

همانطور که در جدول فوق مشاهده می‌کنید گزینه‌های زیادی برای تنظیم دقیق تلفن وجود دارد که ما به صورت سطحی به برخی از آن‌ها اشاره کردیم .

تغییر فریمور تلفن سیسکو ۷۹۴۱ و ۷۹۴۱ با TFTPD64 :

در ابتدای کار باید تلفن و کامپیوتر در یک شبکه به یکدیگر متصل باشند . سپس تنظیمات TFTP را روی نرم‌افزار به صورت ذیل انجام می‌دهیم .

۱- ابتدا وارد نرم‌افزار می‌شویم و روی Settings کلیک می‌کنیم .

تغییر Firmware تلفن cisco

۲- سپس وارد تب TFTP می‌شویم و فیلد‌های ذیل را پر می‌کنیم

Base Directory : در این قسمت آدرس یک فولدر که فایل‌های Firmware جدید را درون آن قرار داده‌اید را وارد نمایید . لازم به ذکر است که فایل‌های Firmware باید از حالت فشرده خارج شده باشد . ( باید Firmware جدید SIP را متناسب با تلفن خود دانلود نمایید . Firmware مناسب SIP ساپورت برای تلفن ۷۹۶۱ در پایین صفحه قابل دانلود می‌باشد . )

Bind TFTP to this address : در این قسمت باید کارت شبکه‌ای که از طریق آن به تلفن دسترسی دارید و می‌خواهید روی آن سرویس TFTP اجرا شود را وارد نمایید

تغییر Firmware تلفن سیسکو

۳- سپس وارد تب DHCP می‌شویم و فیلد‌های ذیل را پر می‌کنیم .

IP pool start address : در این فیلد شروع آدرس‌های DHCP مورد نظر را وارد نمایید .

Size of pool : در این قسمت تعداد IP ارائه شده در DHCP را وارد نمایید .

Def router : برای تغییر Firmware بهتر آموزش ویپ  است در این بخش IP سیستم خود (TFTP Server) را وارد نمایید .

Mask : Mask ای پی را وارد نمایید .

Additional option : در این بخش باید در فیلد اول عدد ۶۰ و در فیلد دوم آدرس سیستم خود ( TFTP Server ) را بدهید . ( در فیلد اول باید عدد Option وارد شود که معمولا عدد ۶۰ یا ۱۵۰ قرار می‌گیرد . )

Bind DHCP to this address : در این قسمت باید کارت شبکه‌ای که از طریق آن به تلفن دسترسی دارید و می‌خواهید روی آن سرویس DHCP اجرا شود را وارد نمایید .

آموزش تغییر Firmware تلفن سیسکو

۴- پس از انجام مراحل فوق روی ok کلیک می‌کنیم . سپس در مرحله آخر کافیست یک بار تلفن خود را خاموش و روشن نمایید . تلفن در هنگام بوت شدن با سرور TFTP ارتباط برقرار کرده و فایل‌های Firmware جدید را دریافت می‌کند .

برای مطالعه و آموزش بیشتر مطالب مرتبط با تجهیزات ویپ Cisco ، بلاگ‌های آموزش ویپ گروه VoiPing را دنبال نمایید . در مقالات بعدی به تغییر Firmware دیگر تلفن‌های سیسکو و کانفیگ تجهیزات ویپ این شرکت می‌پردازیم .

در صورت وجود هرگونه سوال یا ابهام در مورد تغییر فریمور تلفن سیسکو مدل ۷۹۶۱ و ۷۹۴۱ در بخش دیدگاه‌ها با ما در ارتباط باشید .